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AUS DER PRAXIS

Besprechungen mit KI vorbereiten und nachbereiten

KI kann helfen, Besprechungen klarer vorzubereiten und Ergebnisse schneller in konkrete Aufgaben zu überführen. Weniger Zeit für Protokolle, weniger offene Punkte und mehr Verbindlichkeit nach dem Termin.

Praxisnah · direkt anwendbar
Problem

Das Problem

Viele Besprechungen beginnen ohne klares Ziel und enden mit Notizen, die anschließend kaum jemand nutzt. Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilen sich auf Mitschriften, E-Mails oder persönliche Notizen. Nach einigen Tagen ist oft unklar, was eigentlich vereinbart wurde.

Lean zuerst

Die Lean-Brille

Bevor KI eingesetzt wird, sollte die Besprechung selbst hinterfragt werden. Brauchen wir den Termin überhaupt? Wer muss wirklich teilnehmen? Welche Entscheidung soll getroffen werden? Welche Informationen müssen vorher vorliegen? Lean bedeutet hier: unnötige Besprechungen vermeiden und notwendige Besprechungen klar strukturieren.

KI sinnvoll einsetzen

So hilft KI

KI kann aus einem Besprechungsziel eine sinnvolle Agenda entwickeln, vorhandene Informationen strukturieren und offene Fragen vorbereiten. Nach der Besprechung kann sie Notizen zusammenfassen und Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortliche und offene Punkte herausarbeiten.

Umsetzung

So setzt Du es um

  1. Ziel und gewünschtes Ergebnis der Besprechung festlegen.
  2. Prüfen, ob eine Besprechung tatsächlich notwendig ist.
  3. KI aus Ziel und Hintergrundinformationen eine Agenda erstellen lassen.
  4. Besprechung durchführen und relevante Notizen erfassen.
  5. Notizen durch KI strukturieren lassen.
  6. Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und offene Punkte prüfen und anschließend verteilen.
Wirkung

Der Nutzen

Der größte Nutzen entsteht nicht durch ein automatisch geschriebenes Protokoll. Entscheidend ist, dass aus einer Besprechung schneller Klarheit und Handlung entstehen. Vorbereitung und Nachbereitung benötigen weniger Zeit und Vereinbarungen werden transparenter.

Mensch im Wandel

Was verändert sich für Menschen?

KI kann Dokumentationsarbeit reduzieren, übernimmt aber nicht die Verantwortung für Entscheidungen und Vereinbarungen. Die Beteiligten müssen weiterhin prüfen, ob die Zusammenfassung stimmt und Aufgaben richtig zugeordnet wurden. Gerade bei sensiblen Besprechungen muss außerdem geklärt sein, welche Informationen überhaupt mit einer KI verarbeitet werden dürfen.

Dein nächster Schritt

Was solltest Du jetzt tun?

Nimm eine regelmäßig wiederkehrende Besprechung. Schreibe auf, wie viel Zeit heute für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung benötigt wird. Prüfe anschließend, welche Teile wirklich notwendig sind und an welchen Stellen KI Arbeit abnehmen könnte.

Werkzeuge

Verwendete KI / Tools

ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude

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Probier es aus

Du bist mein Sparringspartner für effiziente Besprechungen. Ich beschreibe Dir gleich eine regelmäßig stattfindende Besprechung. Prüfe zunächst aus Lean-Sicht, ob die Besprechung in dieser Form notwendig ist. Hinterfrage Ziel, Teilnehmer, Dauer, Informationen, Entscheidungen und wiederkehrende Inhalte. Zeige mir anschließend, was entfallen, vereinfacht oder standardisiert werden kann. Erst danach zeigst Du mir, wobei KI die Vorbereitung oder Nachbereitung sinnvoll unterstützen könnte. Erstelle zum Schluss eine einfache neue Struktur für die Besprechung mit Vorbereitung, Agenda, Ergebnissicherung und nächsten Schritten. Stelle mir Rückfragen, wenn Dir Informationen fehlen.
DENKDIKITAL WISSENSNETZ

Von der Anwendung weiterdenken

Zum Anwendungsfall passende Wissensartikel, Tools und Radar-Einordnungen helfen Dir, das Thema zu vertiefen.

denkdiKItal Prinzip

Wissen erklärt. Radar ordnet ein. Anwendungsfälle zeigen die Praxis. Tools helfen beim Umsetzen.