Das Problem
Viele Besprechungen beginnen ohne klares Ziel und enden mit Notizen, die anschließend kaum jemand nutzt. Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilen sich auf Mitschriften, E-Mails oder persönliche Notizen. Nach einigen Tagen ist oft unklar, was eigentlich vereinbart wurde.
Perspektive Prozess
Die Lean-Brille
Bevor KI eingesetzt wird, sollte die Besprechung selbst hinterfragt werden. Brauchen wir den Termin überhaupt? Wer muss wirklich teilnehmen? Welche Entscheidung soll getroffen werden? Welche Informationen müssen vorher vorliegen? Lean bedeutet hier: unnötige Besprechungen vermeiden und notwendige Besprechungen klar strukturieren.
Perspektive KI
So hilft KI
KI kann aus einem Besprechungsziel eine sinnvolle Agenda entwickeln, vorhandene Informationen strukturieren und offene Fragen vorbereiten. Nach der Besprechung kann sie Notizen zusammenfassen und Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortliche und offene Punkte herausarbeiten.
So setzt Du es um
- Ziel und gewünschtes Ergebnis der Besprechung festlegen.
- Prüfen, ob eine Besprechung tatsächlich notwendig ist.
- KI aus Ziel und Hintergrundinformationen eine Agenda erstellen lassen.
- Besprechung durchführen und relevante Notizen erfassen.
- Notizen durch KI strukturieren lassen.
- Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und offene Punkte prüfen und anschließend verteilen.
Der Nutzen
Der größte Nutzen entsteht nicht durch ein automatisch geschriebenes Protokoll. Entscheidend ist, dass aus einer Besprechung schneller Klarheit und Handlung entstehen. Vorbereitung und Nachbereitung benötigen weniger Zeit und Vereinbarungen werden transparenter.
Perspektive Mensch
Was verändert sich für Menschen?
KI kann Dokumentationsarbeit reduzieren, übernimmt aber nicht die Verantwortung für Entscheidungen und Vereinbarungen. Die Beteiligten müssen weiterhin prüfen, ob die Zusammenfassung stimmt und Aufgaben richtig zugeordnet wurden. Gerade bei sensiblen Besprechungen muss außerdem geklärt sein, welche Informationen überhaupt mit einer KI verarbeitet werden dürfen.
Probier es aus
Prompt zum Ausprobieren
Du bist mein Sparringspartner für effiziente Besprechungen. Ich beschreibe Dir gleich eine regelmäßig stattfindende Besprechung. Prüfe zunächst aus Lean-Sicht, ob die Besprechung in dieser Form notwendig ist. Hinterfrage Ziel, Teilnehmer, Dauer, Informationen, Entscheidungen und wiederkehrende Inhalte. Zeige mir anschließend, was entfallen, vereinfacht oder standardisiert werden kann. Erst danach zeigst Du mir, wobei KI die Vorbereitung oder Nachbereitung sinnvoll unterstützen könnte. Erstelle zum Schluss eine einfache neue Struktur für die Besprechung mit Vorbereitung, Agenda, Ergebnissicherung und nächsten Schritten. Stelle mir Rückfragen, wenn Dir Informationen fehlen.
Gib keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten in KI-Tools ein, die dafür nicht freigegeben sind.
Dein nächster Schritt
Nimm eine regelmäßig wiederkehrende Besprechung. Schreibe auf, wie viel Zeit heute für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung benötigt wird. Prüfe anschließend, welche Teile wirklich notwendig sind und an welchen Stellen KI Arbeit abnehmen könnte.